Una guida metodologica pratica  per la gestione delle competenze collegate a Ruoli

Predisporre un sistema di gestione delle Competenze in azienda è un processo complesso che richiede un impegno di tempo e risorse, pertanto è importante stabilire obiettivi, metodologie e regole prima di partire per far sì che il risultato sia il più funzionale possibile agli scopi fissati e possibilmente adattabile a scenari futuri.
Nel creare il Repertorio di Competenze, primo passo per creare un “Modello di Gestione delle Risorse Umane per Competenze”, è importante tener presente che il suo utilizzo e l’efficacia che si potrà ricavare dalle varie applicazioni dipenderà dal grado usabilità e comprensibilità nonché alla familiarità che riusciremo a garantire relativamente alle singole voci, a prescindere da come si è giunti ad un primo repertorio di item.
Tanto più le voci saranno chiare e semplici e riporteranno un lessico conosciuto e familiare, tanto più facile sarà diffondere e promuoverne l’utilizzo; quanto più gli item saranno fraintendibili, incomprensibili e distanti dalla realtà aziendale, tanto maggiore sarà la diffidenza quando parleremo di “competenze”.

Implementazione di un Dizionario di Competenze Aziendale

Senza necessariamente pensare di procedere alla creazione di un Dizionario di Competenze con il metodo tradizionale delle interviste, che sicuramente dà ottimi risultati ma che richiede un lungo lavoro e il coinvolgimento di molte risorse, è possibile giungere a risultati altrettanto interessanti raccogliendo materiale dalle innumerevoli documentazioni già presenti in azienda per scopi differenti (es. documenti della qualità, job description aziendali, mansionari ecc.) e da questi produrre un database di voci adeguato.

Altri repertori di competenze non sono difficili da reperire on line, in riviste specializzate ecc., ma come anticipato è sempre meglio partire da ciò che è “familiare” e far propri solo quegli elementi esterni che possano completare/arricchire il portfolio con tutto e solo il necessario.

Normalizzazione degli Item

Un passaggio fondamentale sarà quello della normalizzazione delle voci. Dobbiamo riuscire a creare un’abitudine, far sì che il linguaggio utilizzato sia riconoscibile e crei quindi una “sorta di cultura” aziendale.
Partendo dal presupposto che il lavoro non darà un output definitivo, ma per sua natura sarà implementato e migliorato, nonché adattato nel tempo a necessità diverse dal momento di partenza, sarà comunque utile identificare correttamente:

• le competenze necessarie all’azienda al momento presente, ma anche con visione prospettica al medio termine
• utilizzare una descrizione evocativa del significato e univoca
• utilizzare possibilmente la stessa sintassi e/o lessico coerente
• per ogni significato usare sempre lo stesso significante, la stessa unica competenza
• specificare ulteriormente il contenuto della competenza definendola eventualmente con indicatori comportamentali e/o descrivendone il “significato”, per far sì che sia comprensibile da tutti senza dar adito a diverse interpretazioni.

es: Leadership –> ogni azienda può dare un’accezione diversa al termine.
Potrei intendere una Leadership di tipo partecipativo piuttosto che una Leadership Direttiva, è necessario perciò descrivere bene cosa ci si attende per favorire chiarezza e quindi una tensione verso una stessa direzione.

NOTA: Qualora si disponga di un sistema gestionale, riordiamoci che l’univocità è data dall’ID della competenza (uno spazio o una differenza di carattere rendono diverse due competenze apparentemente uguali).
es: “Capacità di utilizzare il muletto” e “Capacita’ di utilizzo muletto”, informaticamente vengono considerate come 2 competenze diverse, mentre sono percepite come identiche.
Evitare questi doppioni è indispensabile per poter poi valutare e confrontare le persone sugli stessi dati, fare analisi e simulazioni successive.

E’ importante poi:

• categorizzare bene le competenze riflettendo prima sui possibili obiettivi di analisi/scopi e di conseguenza decidere:
  • area di appartenenza es: Commerciale, Operations …
  • tipologia: trasversali (T), tecnico-professionali (TP), specialistiche (TPS) obbligo di legge (OL) …
  • predisporre una chiara legenda
• inserire gg se la competenza ha “una scadenza” legata a verifica, aggiornamento, valutazione…

Esempio:

Nel caso di competenze che afferiscono ad una stessa macro-competenza è possibile esprimere il legame tramite un’associazione univoca (in questo caso si è utilizzato il campo “Link a Macro-Comp”, nel caso di utilizzo di un applicativo informatico il legame può essere dato dal collegamento all’ID della macro-competenza:).
Es: Marco-competenza –>Esecuzione Decontaminazione e Sterilizzazione (id. 1221)
Sub-competenze della stessa:

• Utilizzo Lavaendoscopi Cleantop
• Utilizzo ANIOXYDE 1000
• …

Scala di Valutazione

Ogni competenza e/o area di competenza sono associabili a scale di valutazione anche diverse.
La scelta di quale scala usare deve essere maturata in base agli obiettivi e utilizzi possibili.
Es:

• 0-8 –> Scala EQF utile per identificare il valore atteso ed espresso da una competenza di cui si voglia esprime un livello di padronanza
• 0-1 –> presente/non presente non fornisce un livello di padronanza ma solo la presenza o meno (On/Off)
• …

NOTA: è necessario ricordarsi che le competenze riguardano l’agito, mentre le conoscenze riguardano il sapere.
La competenza è un “saper agire” che permette all’individuo di attivare comportamenti professionali e azioni concrete in risposta alle richieste di un ruolo/posizione, in un contesto organizzativo.

E’ importante quindi classificare correttamente conoscenze/competenze collegate a corsi di formazione e relative scale di valutazione per essere certi di cosa attribuire come outcome della formazione.

Es. un corso eroga un contenuto relativo alla “Decontaminazione e Sterilizzazione” e all’“Utilizzo di ANIOXYDE 1000”. Se il corso è teorico possiamo dire che lo stesso potrà sviluppare o fornire un apprendimento teorico e non un incremento di una competenza agita.
In quel caso quindi l’outcome sarà lo sviluppo di una conoscenza.
A quale livello?
Dipende da come è stato impostato il corso e dalla possibilità di identificare eventuali livelli in modo coerente ed oggettivo; in caso contrario è meglio definire un outcome standard (0-1=presente/non presente).
E’ quindi preferibile censire nel dizionario item identificabili subito come “Conoscenza” (TK –Technical Knowledge) , in questo caso perciò: “Conoscenza utilizzo di ANIOXYDE 1000”.

L’eventuale incremento di “competenza” potrà essere valutato solo in seguito dai responsabili/supervisori dopo aver osservato il soggetto agire in contesto lavorativo reale. (consapevoli che il livello di competenza acquisito non sarà necessariamente conseguenza diretta del corso).

Nel caso poi di sub-fattori, se ho costruito correttamente il legame con il fattore macro, potrò tenere sotto controllo ogni singola componente e verificare le necessità formative in modo puntuale.

In tutto ciò bisogna però aver la ragionevolezza di costruire un sistema pratico e flessibile, facilmente aggiornabile, dove conoscenze, competenze, abilità, ecc.. (eventuali competenze “abilitate e/o autorizzate”) sono funzionali ad un miglioramento della qualità delle performance, dei comportamenti e ad un incremento dell’efficacia dell’agito con orientamento agli obiettivi aziendali, e non funzionale a se stesso.

In altre parole: sistema coerente e rigoroso, ma pratico.

Suggerimento pratico per attribuzione di Scala di Grading:

• Macro-Competenze e Sub-competenze che richiedono la rilevazione del corretto livello di padronanza della competenza –> Scala EQF 0-8 (dove 7 e 8 sono da considerarsi livelli eccezionali di eccellenza)
• Abilitazioni e Sub-fattori abilitanti che richiedono solo il controllo della presenza e della data di aggiornamento, preferibile utilizzare la scala di tipo On/Off 0-1 Non Presente-Presente. Se concorrono all’adeguatezza al ruolo, l’abilitazione avrà un peso importante all’interno del set di competenze/abilitazioni attese per il ruolo
• Conoscenze e Sub-conoscenze è preferibile utilizzare un valore standard 0-1 Non Presente-Presente.

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