Un’attività di Leaderless Group Discussion (LGD) per essere ben gestita prevede le seguenti fasi:

1. Progettazione
2. Analisi propedeutica e Definizione Obiettivi
3. Individuazione e predisposizione di mezzi e strumenti
4. Svolgimento e Osservazione
5. Valutazione
6. Riflessione finale e feedback

Progettazione

Analisi Propedeutica e Definizione Obiettivi

A monte dell’attuazione di una Leaderless Group Discussion è indispensabile:

• aver delineato l’obiettivo e la finalità generale della LGD
• aver identificato le aree che potranno essere osservate/valutate
• aver effettuato una attenta analisi del contesto aziendale di riferimento

Nella progettazione dell’intervento di LGD è fondamentale un accurato dialogo con la committenza e i responsabili di settore al fine di poter avere un quadro completo del contesto organizzativo, della missione e visione, dei valori aziendali, delle eventuali problematiche, del background socio-culturale dei soggetti, dei ruoli/posizioni ed eventuali esperienze e percorsi dei singoli per poter creare gruppi adeguati e poter identificare i mezzi/strumenti più idonei al raggiungimento dell’obiettivo stesso.

La LGD, se ben progettata, andrà così a stimolare l’emergere di dinamiche relazionali, di leadership, di capacità cognitive e emotive, di attitudini e/o potenzialità in misura diversa in base allo scopo primario della valutazione.

L’esperienza insegna che spesso durante lo svolgimento della LGD si evidenziano problematiche sommerse, inattese, a volte sottovalutate e non oggetto prefissato dell’indagine, che possono segnalare possibili criticità organizzative esistenti ed evidenziarne le cause.

Va detto comunque che i dati rilevati da tale prova per essere convalidati e oggetto di un intervento completo ed efficace di sviluppo, correzione o riorganizzazione, debbono essere necessariamente confrontati ed incrociati con quelli ottenuti per mezzo di altre metodologie, primo fra tutti una serie di colloqui individuali ben strutturati.

Individuazione dei partecipanti

A seguito della precedente analisi, si decide come raggruppare i soggetti, considerando che il numero ottimale dei partecipanti per gruppo oscilla da 6/8 a max10.

I criteri di raggruppamento dei soggetti possono essere molteplici e variare in base agli obiettivi che si vogliono raggiungere, per esempio:

• livello socio-culturale simile
• analoga tipologia di lavoro
• appartenenza alla medesima unità operativa
• appartenenza ad unità interdipendenti
• analoga posizione aziendale
• diversa relazione gerarchica
• ecc…

Fondamentale e propedeutico è il coinvolgimento delle persone interessate da parte dell’azienda per presentare l’attività e le finalità del progetto.

Scelta del testo della LGD

La scelta del testo intorno al quale si svilupperà la LGD dipenderà dagli obiettivi prefissati e dal gruppo di partecipanti; rappresenta un momento particolarmente cruciale ed importante, poiché un testo sbagliato potrebbe non stimolare adeguatamente ed efficacemente i soggetti, e portare quindi ad un risultato povero e lontano dall’obiettivo che il valutatore/osservatore si era prefisso di raggiungere.

Uno strumento molto utilizzato ed efficace nelle attività di gruppo è la discussione di un caso-stimolo basato su una situazione ipotetica di emergenza/sopravvivenza in cui è necessario prendere alcune decisioni importanti per il raggiungimento dell’obiettivo, basandosi sul metodo del consenso. Ogni partecipante deve essere in grado di mettere a confronto le proprie idee e motivazioni con quelle degli altri contribuendo ad una dialettica positiva e ad una soluzione ottimale del problema. Non è permesso imporre un punto di vista o intraprendere un’attività in modo autoritario e/o con il metodo della decisione di maggioranza, ma è necessario raggiungere un accordo sostanziale.

NOTA: più la situazione è distante dall’abituale, più abbiamo verificato un coinvolgimento da parte dei partecipanti e una condivisione delle conoscenze ed esperienze di tutti.

Predisposizione Griglie di Osservazione

Predisporre le griglie valutative da utilizzare in accordo fra assessor e osservatori adeguate alla specifica situazione aziendale. L’uso di “schemi standard di discussione” o di “griglie valutative generiche” può vanificare quasi completamente gli obiettivi dell’LGD.  

Gestione della/e Sessioni di LGD

Disposizione dei Partecipanti

Scegliere una sala sufficientemente ampia e silenziosa, dove i partecipanti non siano distratti da fattori esterni.

I partecipanti di norma vengono disposti attorno ad un tavolo rotondo od ovale ma comunque in modo che ognuno possa vedere e comunicare agevolmente con tutti gli altri membri del gruppo; si può decidere se lasciare libertà di scelta sul posto da occupare o predisporre i segnaposti in base alle proprie strategie.

Svolgimento

L’assessor all’inizio di ogni sessione LGD avrà cura di ottenere un adeguato coinvolgimento delle persone partecipanti, presentando chiaramente l’attività e le sue finalità, l’utilità, gli obiettivi generali per promuovere un’adesione convinta e partecipativa al progetto.

Si consegna poi a ciascun partecipante una scheda-caso da leggere e indicazioni dell’obiettivo da raggiungere; si lascia in mezzo al tavolo la eventuale scheda di sintesi per il risultato di gruppo.

L’assessor/osservatore presta particolare attenzione nel sottolineare che scopo di ogni partecipante è di portare a termine il compito assegnato non in modo individuale ma raggiungendo un sostanziale consenso all’interno del gruppo. Qualora accada che venga proposta una presa di decisone a maggioranza o una votazione per alzata di mano gli osservatori interverranno per ribadire che non è ammessa.

Dopo una breve ma attenta lettura autonoma della scheda-caso e aver compiuto la propria scelta individuale (10 minuti), l’assessor dà inizio alla fase di libera discussione di gruppo il cui obiettivo è quello di raggiungere un accordo sostanziale tra le alternative proposte dal gruppo in relazione al caso, che avrà termine dopo un tempo prefissato e comunicato fin dall’inizio ai partecipanti, indicativamente 45/60 minuti.

Se c’è una scheda di gruppo da riconsegnare, questa viene lasciata sul tavolo affinché venga compilata e consegnata allo scadere del tempo, senza tuttavia indicare nessun soggetto in particolare.

Osservazione/Valutazione

Parallelamente allo svolgimento della discussione gli osservatori, eventualmente attraverso il supporto delle griglie di osservazione predisposte, annotano ed esaminano come i partecipanti cerchino di raggiungere il consenso, ponendo particolare attenzione alle dinamiche interpersonali che si manifestano nel corso dell’attività.

Nell’attività di gruppo quel che interessa osservare non sono tanto i contenuti o il cosa le persone scelgono o decidono, ma il come arrivano a decidere; come arrivano a comporre i conflitti e le divergenze che inevitabilmente insorgono, come accettano di sacrificare le proprie opinioni per raggiungere l’obiettivo di una decisione comune.

La valutazione condotta da assessor ed osservatori si compone di due componenti principali:

• una valutazione del gruppo nella sua totalità, attraverso la quale si vogliono indagare innanzitutto le dinamiche interpersonali, le metodologie di approccio alla soluzione dei problemi, la capacità di organizzazione del lavoro di squadra,
• una valutazione dei singoli partecipanti, attraverso la quale si realizza un’attenta valutazione delle caratteristiche di ogni singolo soggetto: atteggiamenti, comportamenti e competenze.

Al termine del colloquio di gruppo gli osservatori devono confrontare tra di loro le valutazioni attribuite a ciascun partecipante sulla base delle griglie di osservazione/analisi predisposte e da questo confronto ricavare un giudizio il più obiettivo possibile.

Si analizzeranno questioni come la leadership, le modalità decisionali, le strategie di compromesso adottate, l’appagamento emotivo dell’esercizio, il ruolo giocato dai singoli membri e in gruppo, quali ad esempio:

• Quali comportamenti hanno aiutato la ricerca del consenso?
• Quali comportamenti l’hanno ostacolata?
• Come sono state prese le decisioni?
• E’ prevalsa la regola della maggioranza?
• Quali sono state le persone più influenti? Cosa hanno fatto?
• Come sono emerse e come sono state utilizzate le informazioni?
• Il risultato di gruppo (se è quantificabile) rispetto a quello individuale è stato più o meno positivo?
• Quali sono stati i comportamenti più vantaggiosi e quali strategie adottate?

Per ogni partecipante gli osservatori valuteranno in che misura:

• ascolta, sostiene e collabora al lavoro di gruppo
• mostra tensione, ansia o aggressività
• mostra condivisione
• manifesta disaccordo ed alimenta il conflitto
• esprime o chiede pareri, …ecc.

Riflessione finale e feedback

Anche se le forme ed il tempo dedicati alla fase di restituzione della valutazione possono essere più o meno articolati ed approfonditi in relazione alle motivazioni di utilizzo della LGD da parte dell’azienda, si ritiene indispensabile prevedere “sempre” una fase di restituzione ai partecipanti poiché:

• è una formidabile occasione di consapevolezza e sviluppo per ogni persona
• è un giusto “riconoscimento” per l’impegno dimostrato nella partecipazione alla discussione.

E’ utile al termine dell’osservazione e della sintesi da parte degli assessor, prevedere un momento di debriefing per aiutare il gruppo a riflettere sullo svolgimento globale dell’attività in cui dare un feed-back al gruppo sulle dinamiche generali osservate e ricevere dai singoli componenti le loro impressioni, cercando di non dare alcun tipo di giudizio. Evidenziare gli elementi salienti, le strategie individuate, gli obiettivi, le metodologie, gli atteggiamenti rilevati, favorisce la consapevolezza dei comportamenti adottati come singolo e come gruppo, e permette di verificare l’efficacia o meno degli stessi.

Successivamente, sia in attività formativa che valutativa o di orientamento, è fondamentale un momento di restituzione individuale. Lo scopo principale del feed-back è quello di rendere i singoli consapevoli delle proprie peculiarità e di eventuali nuovi aspetti di sé emersi in situazione di gruppo, promuovere un vero apprendimento, favorire atteggiamenti e comportamenti adeguati ed efficaci nei diversi contesti che si incontrano nella realtà professionale e personale.