10 buone ragioni per CONTINUARE ad usare i fogli excel di calcolo … grazie ai Cruscotti di Analisi dati e Business Intelligence

Molte aziende fanno un grande affidamento su fogli di calcolo Excel per registrare informazioni relative a vari ambiti organizzativi: gestione del personale, controllo di gestione, amministrazione, ecc.

E’ un approccio che ha funzionato e continua a funzionare e che, pur con un carattere a volte “naif”, ha garantito una crescita culturale e pratica nella gestione aziendale con impegni economici compatibili con le capacità aziendali.

Le attuali esigenze di analisi dei dati in tutte le aziende, piccole e grandi, sono però decisamente superiori a quelle del passato: grandi quantità di dati, tempi rapidi di elaborazione, flessibilità nel combinare i dati disponibili e facilità nell’interpretarli.

Le modalità d’uso ed i limiti dei fogli di calcolo faticano a soddisfarle ed allora la tipica proposta del mercato è il passaggio a sistemi informativi per la gestione integrata dell’organizzazione: progetti bellissimi … ma spesso inaffrontabili soprattutto dalle piccole e medie imprese, ma sicuramente ad alto rischio tecnico, economico ma soprattutto di innovazione culturale per tutte le aziende.

Eppure esiste una soluzione che può accompagnare la crescita e quindi soddisfare le nuove esigenze di analisi delle aziende in quest’ambito:

• senza correre gli alti rischi delle soluzioni gestionali integrate;
• preservando il capitale di informazioni raccolte negli anni nei fogli di calcolo od in database personalizzati;
• consentendo al personale di continuare ad utilizzare i fogli e gli strumenti che già conoscono ed apprezzano.

La soluzione consiste nell’adozione di Cruscotti di Analisi e Business Intelligence che estraggano i dati dai fogli excel di calcolo e dai DB già esistenti in azienda, realizzando il modello di analisi NEL cruscotto stesso.

Queste soluzioni oltre a preservare il capitale dei dati aziendali già esistenti sono molto più rapide ed economiche, accettate dal personale e soprattutto flessibili. Infatti nella rigidità delle piattaforme gestionali integrate è molto più complesso e quindi costoso realizzare logiche di analisi diverse per mantenersi allineati con le esigenze di mercato e quindi di gestione aziendale.

Vediamo quindi 10 (M)otivi per cui un’azienda non dovrebbe più usare i propri fogli di calcolo … e 10 (S)oluzioni con le quali può continuare a farlo grazie all’uso di Cruscotti di Analisi e Business Intelligence:

1. Non sono sicuri

M: I fogli di calcolo non sono sicuri se conservati sui PC personali ed inviati più volte via mail tra colleghi che li modificano ed aggiornano. Inoltre è facile dimenticarsi di proteggerli con password, lasciando esposte informazioni confidenziali.

S: Un’archiviazione centralizzata in cartelle protette in base alle usuali regole sistemistiche adottate da qualunque edp consente di realizzare la sicurezza sufficiente. A quesi fogli centralizzati potranno accedere solo per persone autorizzate.

2. Non riducono la documentazione cartacea

M: Buona parte del tempo a disposizione del team gestionale viene dedicato ad attività ripetitive ed a scarso valore aggiunto, come l’aggiornamento delle informazioni di contatto dei dipendenti, la risposta a domande sulle entità di questa o quella variabile, ecc.

S: I fogli di calcolo non automatizzano questo procedimento, non mandano alert e non centralizzano tutte le informazioni necessarie … ma LO FANNO i cruscotti di analisi e di business intelligence che da quei fogli estraggono i dati!

3. Spesso non sono aggiornati

M: I dati gestionali cambiano continuamente, ad esempo: nuovi assunti, cambiamenti nelle informazioni di contatto, dettagli bancari, formazione , ecc. E’ quasi impossibile inserire tutte queste informazioni nei fogli di calcolo con sufficiente tempestività …

S: Problema … ma erroneamente attribuito! I dati non vengono prontamente aggiornati allo stesso modo nei fogli di calcolo così come nei sistemi gestionali integrati. La soluzione dipende in entrambi i casi dall’importanza della cadenza di aggiornamento che l’operatore deve rispettare.

4. Portano ad uno spreco di tempo

M: Un sistema basato sui fogli di calcolo può richiedere molto tempo per essere gestito. Il team gestionale si trova spesso a dover inserire le stesse informazioni in spazi differenti o deve passare a setaccio un intero foglio di calcolo per trovare ciò che gli serve.

S: Nella soluzione con cruscotti di analisi e business intelligence ogni operatore deve preoccuparsi di gestire esclusivamente l’aggiornamento dei dati di sua competenza secondo la frequenza concordata. Quali dati leggere e da dove è strutturato nel caricamento del cruscotto stesso senza alcuno spreco di tempo.

5. L’azienda non ha un archivio centralizzato

M: Il team di gestione deve spesso destreggiarsi tra numerosi fogli di calcolo: uno o più per ciascun ambito informativo gestito. In questo modo si verificano duplicazioni, inconsistenze e l’azienda si trova senza una fonte affidabile.

S: Nel definire le fonti da cui i cruscotti di analisi e business intelligence debbono leggere i dati si stabilisce quali siano quelle ufficiali (e quindi da considerare corrette ed affidabili) fra i tanti fogli di calcolo disponibili. L’associazione logica (stesso nome = stessa entità) fra i diversi campi dei vari fogli risolve definitivamente il collegamento e la congruenza fra le informazioni.

6. Non sono interconnessi

M: I fogli di calcolo non ti permettono di svolgere analisi congiunte. Tipicamente c’è un foglio di calcolo per ogni processo HR o dipartimento e non è semplice per i manager collegarli od evidenziare alcune tendenze, per esempio se vi sia una connessione tra un calo nelle performance ed un picco di assenza.

S: Nella soluzione con cruscotti di analisi e business intelligence i fogli di calcolo rimangono distinti (e ciò è positivo) ed i collegamento logico fra i vari ambiti informativi viene realizzato durante il caricamento dei dati nel modello di gestione nel cruscotto stesso che è quindi in grado di readi realizzare anche analisi ci confronto, correlazione, tendenza, ecc. anche inter-ambito gestionale.

7. Non sono facilmente accessibili

M: I fogli di calcolo nascono per essere utilizzati da una manciata di persone, non di più. Molti dati sono confidenziali, e devono spesso essere rivisti e limati prima di venire passati ad altri membri dell’azienda. Anche per le richieste più banali, come “Quanti giorni di ferie sono rimasti al mio team?”, la Direzione deve interpellare il gestore. Questo porta frustrazione e ritardi quando le persone non riescono ad accedere con rapidità alle informazioni che gli servono.

S: Nella soluzione con cruscotti di analisi e business intelligence ogni operatore opera solo sui suoi fogli di calcolo, come nella loro natura, e deve preoccuparsi di gestire esclusivamente l’aggiornamento dei dati di sua competenza secondo la frequenza concordata. I dati caricati nel cruscotto di analisi e business intelligence sono resi direttamente disponibili a chi ne ha necessità (es. la Direzione), e non necessariamente a coloro che caricano i dati. Le informazioni per questi destinatari non sono poi semplici tabelle di dati ma “risposte dirette” facilmente comprensibili (spesso in forma grafica) alle loro domande. L’autocomposizione dinamica di tabelle e grafici consente a questi destinatari, anche non informatici, di realizzare in autonomia anche nuovi grafici e tabelle.

8. Sono facilmente corruttibili

M: Quando un foglio di calcolo passa tra molte mani diverse, è facile che le informazioni subiscano delle modifiche. Può succedere che qualcuno modifichi i dati volontariamente per creare confusione, ma più spesso avviene involontariamente. Chi non è pratico nell’utilizzo di fogli di calcolo, può facilmente inserire informazioni importanti nelle celle sbagliate, cancellarne altre, o apportare modifiche errate. Se poi i fogli di calcolo vengono inviati da un dipendente all’altro tramite email, una volte aperti da pc o tablet non protetti, si corre il rischio di infettarli con dei virus.

S: E’ un falso problema poiché la medesima “corruzione/mistificazione” dei dati può essere attuata, volontariamente od involontariamente, in qualunque sistema informatico integrato. Solo procedure e regole rigide di inserimento dei dati offrono qualche maggiore garanzia ma a scapito della necessaria flessibilità di gestione. La correttezza dei dati viene spesso maggiormente garantita dall’abilità ormai acquisita dagli operatori nell’uso dei loro abituali fogli di calcolo. La verifica sulla loro normalizzazione e coerenza è poi verificate e garantita nelle procedure di caricamento dati nei cruscotti di analisi. Eventuali errori sono in questa fase segnalati e corretti in via definitiva negli stessi fogli di calcolo.

9. È difficile avere accesso alle informazioni in tempo reale

M: In un’organizzazione in cui i dati gestionali sono conservati su fogli di calcolo, una richiesta di informazioni da parte della Direzione può mandare tutti nel panico; il team gestione deve riconoscere quale sia la versione dei dati aggiornata ed assicurarsi che siano state inserite anche le informazioni più recenti.

S: Problema … ma erroneamente attribuito! I dati non vengono prontamente aggiornati allo stesso modo nei fogli di calcolo così come nei sistemi gestionali integrati. La soluzione dipende in entrambi i casi dall’importanza della cadenza di aggiornamento che l’operatore deve rispettare. Inoltre la gestione dei fogli di calcolo in cartelle centralizzate, organizzate e protette risolve la difficoltà di recupero delle uniche versioni con i dati più recenti.

10. Causano lentezza

M: I fogli di calcolo rallentano le attività: inserire le informazioni è un processo lungo, verificare i dati per controllare che siano aggiornati è laborioso ed estrarre le informazioni richiede tempo.

S: Falso problema! I tempi di registrazione dei dati sono di norma i medesimi sia nelle soluzioni basate su fogli di calcolo che in quelle che utilizzano sistemi gestionali integrati ed estrarre dati ed informazioni rapidamente ed efficacemente dai fogli di calcolo è garantito dalla flessibili ed economiche soluzioni dei cruscotti di analisi e business intelligence.

CONCLUDENDO

L’adozione di un sistema di gestione aziendale integrata può sicuramente consentire numerosi vantaggi che si apprezzano sul medio/lungo periodo e soprattutto nelle medio/grandi imprese. E’ spesso invece un investimento eccessivo per le medio/piccole aziende e soprattutto può non garantire il raggiungimento degli obiettivi sia per l’impegno di tempo e denaro necessari, ma soprattutto per la resistenza al cambiamento degli operatori coinvolti.

La soluzione basata su cruscotti di analisi e business intelligence che continuino a ricavare i dati dai fogli di calcolo e DB già presenti in azienda consente di ridurre notevolmente gli investimenti di tempo e denaro ed è più facilmente accettata da tutti gli operatori coinvolti poiché non debbono modificare le loro abitudini operative. Offre quindi in tempi brevi la soddisfazione per quelle esigenze di analisi gestionali oggi necessarie a tutte le aziende.

L’ulteriore vantaggio è quindi una naturale introduzione nell’organizzazione dei concetti di utilizzo delle tecniche di analisi dei dati a supporto delle decisioni di ogni livello di responsabilità in azienda. In prospettiva quindi è anche un modo di “preparare il terreno” per l’eventuale futura progressiva adozione di un sistema gestionale integrato. Anche in questa ipotesi la soluzione dei cruscotti di business intelligence preserverà gli investimenti poiché semplicemente i dati anziché continuare ad essere letti dai fogli di calcolo verranno via via estratti dal DB gestionale … ma senza la rigidità del modello di analisi tipicamente offerti da questi strumenti.

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