Intercambiabilità e Sostituzione del personale sul lungo (Tavole di Rimpiazzo), medio (Assenze Programmate) o breve periodo (Assenteismo)

La competitività di ogni organizzazione, in particolare le aziende dei servizi regolate da precisi vincoli legislativi come ad esempio quelle del settore Sanità, oggi più di ieri passa anche attraverso:

• il corretto equilibrio del numero di risorse umane impiegate per garantire la produzione contenendo al massimo i costi e far fronte a normali esigenze di sostituzione delle stesse

ad esempio nei periodi di ferie o nei classici momenti dell’anno in cui le malattie di stagione riducono l’organico.

Gestire ed incrementare l’intercambiabilità e/o sostituibilità dei propri collaboratori è quindi un obiettivo primario per il quale l’azienda deve dotarsi di strumenti di controllo di gestione per risolvere le situazioni eccezionali e garantire il potenziale di intercambiabilità anche a fronte di elevate dinamiche organizzative. L’articolo allegato descrive la teoria e la realizzazione di un innovativo Cruscotto di gestione dinamica degli Indici di Intercambiabilità del Personale, sviluppato da Bplus per la Direzione del Gruppo Data Medica sui dati del Data Base H1 del  Software Gestione Risorse Umane Hrms di EBC Consulting.

• La risposta alle esigenze di sostituzioni del personale sul breve e medio periodo (Gestione Presenze e Assenze, Piani di Sostituzione programmata ) si individua nella Matrice di Polivalenza (cfr. ISO 9001),
• mentre quella ad esigenze sul medio/lungo e lungo periodo (Potenziale di Intercambiabilità del personale, Tavole di Rimpiazzo, Percorsi di Carriera, Piani di Successione) si individua nel calcolo dinamico dell’Indice Strategico di Intercambiabilità del Personale (cfr. teorie sulla Gestione delle Risorse umane per la Strategia dell’azienda).

L’adozione di un Modello/strumento di gestione per competenze del personale consente di creare un cruscotto gestionale che soddisfa tutti i livelli di esigenza.

IIp =  Indice di Intercambiabilità del Personale = N° medio di competenze possedute (rispetto al set di competenze al denominatore) da tutte le persone associate in una aggregazione organizzativa individuata / N° totale di competenze distinte richieste da tutti i ruoli individuati nella medesima aggregazione organizzativa individuata.

La scelta adeguata del livello aggregativo dell’organizzazione rispetto al quale elaborare gli indici di Intercambiabilità dipende dalle caratteristiche dell’organizzazione e può essere differente per i vari ambiti della stessa: un cruscotto dinamico ed interattivo è quindi sicuramente lo strumento più adatto rispetto ai report statici tradizionali.

Non tutte le competenze associate ai ruoli hanno però la medesima importanza ai fini del calcolo dell’Indice di Intercambiabilità del Personale. Per poter “pesare” questa differenza è indispensabile adottare un sistema informativo che consenta di categorizzare la mappatura di ogni competenza su ciascun ruolo (esempio: la stessa competenza può essere tecnica per un ruolo e non tecnica per un altro). ATTENZIONE! La maggior parte dei SW di Gestione HR in circolazione non consente questa distinzione.

Per evitare un assurdo concettuale del modello di calcolo la categorizzazione delle competenze sul ruolo  induce la necessità di distinguere un Indice Generale dagli Indici di Categoria.

L’uso di un cruscotto che analizza e confronta contemporaneamente i diversi indici consente di focalizzare l’attenzione del gestore sugli aspetti prioritari dell’esigenza cui deve trovare immediata risposta:

• nella quotidianità della gestione del personale
• nella scelta della priorità e pianificazione delle costose attività di sviluppo e mantenimento della sostituibilità del personale (es. job rotation, formazione continua mirata, tutoring, affiancamenti, ecc.).

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